К нам обратился клиент, с которым мы уже много лет работаем по тендерным поставкам.
У таких заказов есть свои особенности: требования к товару фиксируются заранее, размеры должны совпадать вплоть до сантиметров, а сроки на просчёт и поставку часто очень ограничены.
При этом тендерные запросы приходят регулярно, но выигрываются не все. Поэтому по таким задачам мы работаем по отдельной оплате за поиск и расчёт: клиент получает понятную стоимость, сроки и возможность принять решение до участия или подтверждения поставки.
Задача
Клиент прислал тендерные характеристики по стульям и поставил задачу просчитать закупку, производство, упаковку, маркировку, документы и доставку в течение 2 дней.
Нужно было:
подобрать фабрику под конкретное ТЗ
проверить соответствие размеров
понять, можно ли уложиться в срок
рассчитать производство и доставку
согласовать упаковку и маркировку в Китае
подготовить поставку без задержек после прибытия груза
организовать белую доставку в Россию
Отдельная сложность была в том, что времени на заказ образцов не было. Для тендерной поставки потеря нескольких недель могла сделать весь заказ неактуальным.
Проверка товара под ТЗ
Мы начали с поиска фабрик, у которых были подходящие модели стульев в наличии или возможность быстро доработать товар под требования клиента.
По каждой фабрике запрашивали не только стандартные фото и описание, а подтверждение конкретных параметров из ТЗ.
Фабрики присылали фотографии с линейкой по каждому важному размеру, чтобы можно было проверить соответствие до оплаты и запуска заказа.
На этом этапе выяснилось, что стандартные стоковые стулья не проходят по требованиям.
По тендеру размеры должны были совпадать точно, поэтому ориентироваться на «почти подходит» было нельзя.
Доработка стандартной модели
Так как готовый сток не соответствовал ТЗ, мы начали согласовывать с фабрикой изменение стандартных характеристик.
Нужно было доработать товар именно под те параметры, которые были указаны в тендерной документации.
Мы согласовали с производством:
необходимые размеры
допустимые отклонения
сроки изготовления
упаковку
маркировку
готовность партии к отгрузке
дальнейшую логистику до России
Для таких заказов важно, чтобы фабрика не просто обещала «сделать похожее», а подтвердила возможность выполнить конкретные требования.
Производство и доставка
После согласования параметров фабрика подготовила груз за 10 дней.
Дальше мы организовали доставку TIR в белую. Срок перевозки составил 15 дней.
Декларация была оформлена на партию без завоза образцов, потому что в рамках тендерного заказа дополнительная задержка была бы критичной по срокам.
Упаковку и маркировку подготовили ещё в Китае. Благодаря этому после прибытия в Россию груз не требовал дополнительной обработки и мог быть сразу направлен клиенту.
Результат
Клиент получил поставку, которая соответствовала требованиям тендера и была выполнена в установленный срок.
Итоговый срок от оплаты до передачи груза клиенту составил 40 дней.
В результате клиент получил:
полный просчёт заказа за 2 дня
подбор фабрики под конкретное тендерное ТЗ
проверку размеров по фото с линейкой
доработку стандартных характеристик под требования
производство партии за 10 дней
белую доставку TIR
оформление декларации на партию
упаковку и маркировку ещё в Китае
поставку в срок без дополнительной обработки груза в России
Вывод
В тендерных поставках недостаточно просто найти похожий товар.
Даже небольшое расхождение по размерам может сделать партию неподходящей, а задержка на несколько дней — сорвать срок поставки.
В этом кейсе мы помогли клиенту быстро просчитать заказ, найти фабрику, доработать товар под требования и организовать поставку в срок 40 дней после оплаты.